Komunikimet profesionale: mjetet, funksionet, parimet e organizimit të procesit

2024 Autor: Miguel Ramacey | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 06:28

Komunikimi profesional është thelbësor për t'u mundësuar njerëzve në një kompani të komunikojnë në mënyrë efektive me njëri-tjetrin. Ritmi i punës së të gjithë ndërmarrjes varet drejtpërdrejt nga sa shpejt dhe i arritshëm do të bëhet transferimi i informacionit.

Komunikimet profesionale luajnë një rol të rëndësishëm në marrjen e vendimeve më efektive dhe komunikimin e tyre me ekipin. Nëse ato janë vendosur keq, atëherë kjo rrezikon të shkaktojë pasoja negative, të cilat mund të shprehen në gabime në vendimet e zgjedhura, në shfaqjen e keqkuptimeve midis punonjësve dhe menaxherit, si dhe në përkeqësimin e marrëdhënieve ndërpersonale.

Përkufizimi i konceptit

Komunikimet profesionale janë ndërveprime që kryhen në fushën e marrëdhënieve zyrtare. Qëllimi i tyre kryesor është të arrijnë rezultatet e synuara, të zgjidhin detyrat e përcaktuara, si dhe të optimizojnë aktivitete të caktuara. Në të njëjtën kohë, secili nga pjesëmarrësit në komunikimet profesionaleka statusin e vet, të qenit shef, vartës, koleg apo partner.

Në ato raste kur njerëzit në nivele të ndryshme të shkallës së karrierës (performues dhe menaxher) komunikojnë me njëri-tjetrin, mund të flasim për komunikime vartëse. Në fund të fundit, vertikali i marrëdhënieve është qartë i dukshëm këtu. Kur zbatojmë ndërveprim bazuar në parimin e bashkëpunimit të barabartë, mund të flasim për komunikime horizontale.

Rëndësia e çështjes

Komunikimi profesional është një përvojë e përditshme për njerëzit. Ajo zhvillohet në punë dhe në shkolla, universitete dhe institucione zyrtare. Ky është një komunikim midis studentëve dhe mësuesve, vartësve dhe shefave, konkurrentëve, partnerëve dhe kolegëve. Për të arritur qëllimin para tij, çdo person duhet të jetë i njohur me mjetet dhe parimet e komunikimeve të tilla, sepse partnerët duhet të komunikojnë në të njëjtën gjuhë (fjalë për fjalë dhe figurativisht), të kenë një përvojë të përbashkët shoqërore dhe të kuptojnë njëri-tjetrin.

Pajtueshmëria me kushtet bazë të komunikimit të biznesit

Si ta bëjmë komunikimin në aktivitetin profesional sa më efektiv? Kjo do të kërkojë plotësimin e një sërë kushtesh. Para së gjithash, komunikimi duhet të ketë një qëllim të qartë. Në të njëjtën kohë, interesi i të gjithë personave të përfshirë në këtë proces është i rëndësishëm për arritjen e tij. Një shembull është lidhja e një marrëveshjeje, vendosja e marrëdhënieve, koordinimi i ngjarjeve, zhvillimi i kushteve më të favorshme për bashkëpunim, etj.

Për të gjithëpjesëmarrësit në komunikimin profesional dhe biznesor duhet të kontaktojnë njëri-tjetrin dhe ta bëjnë këtë pavarësisht nga pëlqimet apo mospëlqimet personale. Në të njëjtën kohë, është e detyrueshme të respektohen vartësitë, rolet e punës, etiketa e biznesit dhe kufizimet formale. Koncepti i fundit nënkupton jo vetëm zbatimin e protokolleve, rutinave dhe rregulloreve të ndryshme, por edhe nevojën banale për të kontrolluar fuqinë e emocioneve të veta dhe për të respektuar bashkëbiseduesin.

Përveç kësaj, një nga kushtet e nevojshme për zbatimin sa më efektiv të komunikimit të biznesit në aktivitetet profesionale është menaxhueshmëria e tij. Kreu i kompanisë, si personi më i interesuar për zgjidhjen e detyrave me të cilat përballet ekipi, duhet të kujdeset fillimisht për një moment të tillë. Është e rëndësishme që ai të motivojë punonjësit e tij për të gjetur zgjidhjen më të mirë, sepse përndryshe ata do të mbeten vëzhgues pasivë, duke mos ofruar asnjë ide.

Mjetet e komunikimit të biznesit

Komunikimi profesional është një dëshirë kuptimplote e një personi ose një grupi të tërë njerëzish për të motivuar një punonjës ose të gjithë ekipin për veprime që mund të ndryshojnë disi situatën ose ta kthejnë bisedën në një drejtim tjetër.

Ka një sërë mjetesh në dispozicion për zbatimin e planit. Pra, mjetet e komunikimit profesional përfshijnë:

1. Poste e rregullt. Nga të gjitha mjetet e komunikimit të biznesit, është më e lashta. Dhe në këtë drejtim, posta tradicionale ka një numër tëmangësitë. Ato konsistojnë në një shpejtësi të ulët të transmetimit të mesazheve, një dizajn më kompleks të shkronjave (në krahasim me llojet e tjera të komunikimeve), etj. Dhe kjo nuk do të thotë që ky sistem nuk funksionon gjithmonë në nivelin e duhur. Por posta e rregullt përdoret ende sot si një mjet komunikimi profesional. Avantazhi i tij kryesor është një mënyrë shumë e pranueshme për të transferuar dokumente të rëndësishme midis partnerëve. Në marrëdhëniet e biznesit, një metodë e tillë si transmetimi i telegrameve mund të përdoret gjithashtu. Ky shërbim ofrohet edhe me postë.
2. Lidhje telefonike. Ky është një mjet shumë efikas i komunikimit të biznesit. Megjithatë, negociatat telefonike nuk janë ligjërisht të detyrueshme. Kjo pikë duhet të merret parasysh kur përdorni komunikime profesionale, ndërsa përdorni mjete të tjera.
3. Email. Ky mjet relativisht i ri i komunikimit të biznesit gëzon popullaritet të merituar. Një nga avantazhet kryesore të tij është kombinimi i formës së komunikimit me shkrim (teksti fiks) me cilësitë që ka komunikimi gojor, në formën e shpejtësisë së transferimit të informacionit dhe mundësisë për të marrë një përgjigje pothuajse të menjëhershme. Këto cilësi e bëjnë e-mailin një nga mjetet kryesore të përdorura për transmetimin e mesazheve të natyrës informale.
4. Fax. Duke përdorur një pajisje të veçantë, ju mund të transferoni shumë shpejt një kopje të çdo dokumenti te partneri juaj. Shpejtësia është një avantazh i padyshimtë i komunikimit me faks. Megjithatë, dokumentet e transmetuara në këtë mënyrë nuk kanë fuqi ligjore, sepse nuk kanënënshkrimet dhe vulat origjinale. Kjo është arsyeja pse, në shumicën e rasteve, faksi si mjet komunikimi përdoret vetëm për transmetimin e shpejtë të dokumenteve. Ato mund të pranohen për ekzekutim vetëm nëse origjinalet dërgohen pas tyre me postë të rregullt. Duhet të kihet parasysh se është e ndaluar dërgimi i dokumenteve të shënuara “Për përdorim zyrtar” ose “Konfidencial” me faks.

Komunikimi i biznesit

Kontakti oral ka qenë gjithmonë në qendër të komunikimit profesional. Ajo kryhet ndërmjet njerëzve që janë të ndërlidhur nga interesat e çështjes, dhe gjithashtu kanë kompetencat e nevojshme për të zgjidhur problemet që kanë lindur dhe për të krijuar partneritete.

Biseda të tilla janë një mjet komunikimi profesional, duke mishëruar të gjitha avantazhet që i mungojnë komunikimit telefonik dhe shkëmbimit të informacionit me shkrim. Fakti është se komunikimi i biznesit:

• kryhet në kushte kontakti të ngushtë, kur është e mundur të përqendroheni vetëm në një bashkëbisedues ose në një grup të vogël njerëzish;
• krijon kushtet në të cilat mund të krijohen marrëdhënie personale;
• nënkupton kontakt të drejtpërdrejtë.

Biseda e biznesit i referohet kryesisht të folurit gojor. Dhe ajo, në krahasim me formën e shkruar, ka një sërë dallimesh domethënëse. Gjatë një bisede të tillë, bëhet e mundur të ndikohet drejtpërdrejt tek bashkëbiseduesi ose një grup njerëzish. Në këtë rast, përdoren gjestet dhe shprehjet e fytyrës, intonacioni e kështu me radhë. Përveç kësaj,komunikimi ballë për ballë nuk lë kohë për të menduar paraprakisht. Kjo është arsyeja pse format e rastësishme të komunikimit përdoren shpesh në një bisedë biznesi, si dhe disa veçori stilistike dhe gramatikore.

Përdorur si bazë e komunikimit profesional, biseda e biznesit dallohet kryesisht nga ndërtimi logjik i mendimit. Bazuar në praktikën ekzistuese, mund të argumentohet se njerëzit e biznesit që janë të shkëlqyer në përdorimin e gjykimeve dhe koncepteve, të cilët janë në gjendje të provojnë bindshëm dhe të nxjerrin përfundime të sakta, kanë sukses shumë më shpejt se ata njerëz të biznesit që nuk i zotërojnë këto aftësi.

Biseda profesionale ka kulturën e vet psikologjike. Ai qëndron në aftësinë e bashkëbiseduesve për të lënë përshtypje të mirë te të tjerët, për të krijuar një atmosferë miqësore të takimit, për të aplikuar teknika të veçanta që mbrojnë nga pyetjet e pasakta, për të dëgjuar kundërshtarët e tyre deri në fund dhe, nëse është e nevojshme, për të hedhur poshtë argumentet e tyre, për të përdorur një teknikë që lejon komunikim pa konflikt.

Marrëdhëniet ndërkulturore

Sot, bota po përqafohet gjithnjë e më shumë nga procesi i globalizimit. Prandaj del në pah komunikimi profesional ndërkulturor. Për zbatimin e tij nevojiten specialistë që nuk njohin vetëm një gjuhë të huaj. Ata duhet ta zotërojnë atë për sa i përket komunikimit të biznesit.

Më shpesh këto komunikime profesionale zhvillohen në anglisht. Është mjeti kryesor i komunikimit nëniveli ndërshtetëror.

Anglishtja në fushën e komunikimit profesional është një version i modernizuar dhe i thjeshtuar i gjuhës angleze në përgjithësi. Karakterizohet nga prania e frazave standarde klishe, si dhe nga të gjitha llojet e modeleve. Një specialist duhet t'i njohë ato dhe të jetë në gjendje t'i përdorë ato në situata të caktuara.

Nëse një përkthyes ftohet në një takim biznesi nga një biznesmen, në komunikimin profesional një specialist i tillë nuk do të vazhdojë vetëm nga përvoja e tij jetësore dhe nga sjellja që pranohet në mjedisin e tij kulturor të lindjes. Marrja parasysh e veçorive të sjelljes së njerëzve të tjerë do të ndihmojë në shmangien e keqkuptimeve, gabimeve dhe problemeve në bisedë.

Në komunikimin profesional ndërkulturor, është e nevojshme të njihen normat ndërpersonale të marrëdhënieve që pranohen në një shoqëri të caktuar. Përkatësisht - gjuhë komunikimi jo verbale dhe verbale. E para prej tyre përfshin sinjale të ndryshme pa fjalë që pjesëmarrësit e komunikimit i dërgojnë njëri-tjetrit. Ata shpesh e bëjnë këtë në mënyrë të pandërgjegjshme. Duhet të kihet parasysh se njohja e gjuhëve jo-verbale dhe verbale në komunikimin profesional të natyrës ndërkulturore është çelësi i një takimi të suksesshëm. Një specialist duhet të jetë i vetëdijshëm për timbrin e të folurit të adoptuar nga një popull i caktuar, vëllimin e shqiptimit, intonacionin, shprehjet e fytyrës, qëndrimet, etj. Normat për përdorimin e tyre gjatë një bisede mund të kenë disa dallime. Një shembull kryesor është buzëqeshja tradicionale amerikane. Në Rusi, ajo konsiderohet e pasinqertë dhe artificiale. amerikanëtpërkundrazi, ata besojnë se rusët janë shumë të zymtë, të pasjellshëm dhe seriozë.

Trajnim specialistësh

Si zgjidhen problemet me komunikimin e biznesit ndërshtetëror? Negocimi i suksesshëm kërkon praninë e një përkthyesi shumë të kualifikuar në fushën e komunikimit profesional, i cili ka njohuri të specializuara dhe të përgjithshme kulturore. Universitetet ruse po trajnojnë specialistë të tillë.

Në të njëjtën kohë, përdoret në mënyrë aktive një program i quajtur "Përkthyes në fushën e komunikimit profesional". Ai siguron aftësitë për të komunikuar në mënyrë efektive në biznesin e sotëm dhe shkëmbimet kulturore.

Funksionet kryesore

Ndër veçoritë e komunikimit profesional është sistemi i tij mjaft kompleks. Ai përbëhet nga shumë nivele, që mbulojnë jo vetëm një organizatë specifike, por edhe mjedisin e jashtëm. Merrni parasysh funksionet kryesore të komunikimit profesional.

1. Informative. Komunikimet profesionale janë krijuar për të luajtur rolin e një ndërmjetësi të caktuar. Me ndihmën e tij shkëmbehen ide, vendime dhe mesazhe ndërmjet punonjësve. Funksioni informativ i komunikimit të biznesit është i nevojshëm për të arritur qëllimet e organizatës, si dhe për të eliminuar problemet që dalin gjatë këtij procesi.
2. Motivues. Komunikimet profesionale kontribuojnë në dëshirën e punonjësve për të kryer më mirë detyrat e tyre. Ky është funksioni motivues.komunikimet profesionale. Në këtë rast, udhëheqësi përdor mjete të tilla si urdhri, bindja, sugjerimi dhe kërkesa.
3. Kontroll. Duke përdorur vartësinë hierarkike, ky funksion është krijuar për të monitoruar sjelljen e punonjësve të kompanisë.
4. Ekspresive. Me ndihmën e këtij funksioni, komunikimet profesionale kontribuojnë në plotësimin e nevojave sociale përmes shprehjes së përvojave dhe ndjenjave për atë që po ndodh.
5. Komunikues. Kjo veçori është shumë specifike. Me ndihmën e tij identifikohen dhe zgjidhen gabimet tipike dhe problemet që kanë lindur në komunikimin e biznesit dhe formulohen parimet e sjelljes optimale.

Funksionet e komunikimeve profesionale mund të konsiderohen edhe nga pikëpamja e sigurimit të jetës së kompanisë në tërësi. Në këtë rast, ndodh si më poshtë:

1. Funksioni rregullator. Gjatë komunikimit, ka një ndikim indirekt ose të drejtpërdrejtë te punonjësi, i cili është objekt i menaxhimit. Një funksion i tillë kontribuon në organizimin e veprimeve të përbashkëta në ekip, koordinimin dhe optimizimin nga drejtuesi i të gjitha veprimeve të kryera nga ekipi.
2. Funksioni i kontrollit social. Secila nga metodat e zgjidhjes së problemeve të organizatës, si dhe format dhe parimet e punës së saj, kanë një karakter të theksuar normativ. Rregullimi i të gjitha këtyre dispozitave, që është në udhëzimet dhe urdhrat e titullarit, ndihmon për të siguruar organizimin dhe integritetin e institucionit, si dhe konsistencën e veprimeve të përbashkëta të secilit anëtar të ekipit. Për të ruajtur këtë drejtim dheushtrojnë kontrollin e tyre social komunikimet profesionale.
3. Funksioni i socializimit. Është një nga detyrat kryesore të çdo udhëheqësi. Ky funksion lejon punonjësit e rinj të bashkohen në aktivitete të përbashkëta, të cilët fillojnë të zotërojnë aftësitë dhe aftësitë e komunikimit, të mësojnë të lundrojnë në një situatë komunikimi, të flasin dhe të dëgjojnë. E gjithë kjo është shumë e rëndësishme jo vetëm për qëllimin e përshtatjes ndërpersonale, por edhe për zbatimin e aktiviteteve profesionale. Në të njëjtën kohë, të rinjtë fitojnë një qëndrim tolerant, të interesuar dhe dashamirës ndaj punonjësve të tjerë dhe aftësinë për të vepruar në mënyrë që të përmbushin një detyrë kolektive.
4. Socio-pedagogjike. Në procesin e komunikimeve profesionale, ka një proces trajnimi, edukimi dhe zhvillimi të personalitetit të punonjësit duke i transferuar atij përvojën praktike. Falë kontakteve sistematike që shfaqen gjatë aktiviteteve të përbashkëta, të gjithë pjesëmarrësit në komunikim fitojnë njohuri si për veten e tyre ashtu edhe për partnerët, si dhe për opsionet më të mira për zgjidhjen e detyrave me të cilat përballet ekipi. Përvetësimi i aftësive praktike ndonjëherë bëhet për disa punonjës një kompensim i mundshëm për mungesën e njohurive profesionale. Dhe këtë e siguron funksioni socio-pedagogjik i komunikimit.

Udhëzime

Komunikimet profesionale bazohen në:

1. Interpersonaliteti. Një komunikim i tillë karakterizohet nga shkathtësia, hapja e ndërveprimit midis njerëzve. Ky parim bazohet në interesin personal për njëri-tjetrin. Dhe kjo pavarësishtse komunikimi është i orientuar drejt biznesit. Një komunikim i tillë mbart në mënyrë të pashmangshme tiparet e kontaktit ndërpersonal.
2. Qëllim. Ky parim i komunikimit profesional është me shumë qëllime, sepse procesi i komunikimit të biznesit, së bashku me ngarkesën e synuar të informacionit, mbart edhe një qëllim themelor. Për shembull, një drejtues, duke informuar ekipin për të dhënat statistikore që disponon, dëshiron të nxjerrë në pah aspektet problematike të një fushe të caktuar aktiviteti. Në të njëjtën kohë, me shumë mundësi, në një nivel të pavetëdijshëm, ai kërkon t'u tregojë të pranishmëve elokuencën, erudicionin dhe inteligjencën e tij.
3. Vazhdimësi. Ky është një tjetër nga parimet e komunikimit profesional. Ai konsiston në faktin se, duke hyrë në fushën e shikimit të partnerit tonë të biznesit, ne bëhemi iniciatorët e kontaktit të vazhdueshëm me të. Në të njëjtën kohë, komunikimi zhvillohet jo vetëm në nivelin verbal. Partneri vazhdimisht merr mesazhe të sjelljes nga të cilat mund të nxjerrë përfundimet e duhura.
4. Multidimensionalitet. Gjatë komunikimit profesional realizohen të paktën dy aspekte të marrëdhënieve ndërpersonale. E para prej tyre është transferimi i informacionit të biznesit dhe ruajtja e kontaktit të krijuar. E dyta është përkthimi i një qëndrimi emocional ndaj partnerit (mund të jetë pozitiv dhe negativ).

Etika e komunikimit profesional

Secili nga pjesëmarrësit në komunikimin e biznesit duhet të ketë:

1. Ndershmëri. Duke pasur një tipar të tillë karakteri, njerëzit përmbahen nga veprat mashtruese dhe mashtrimet. Megjithatë, edheata që e konsiderojnë ndershmërinë si një standard të domosdoshëm të sjelljes së biznesit, ndonjëherë duhet të gënjejnë. Në këtë rast, njerëzit duhet të bëjnë një zgjedhje midis alternativave që nuk i kënaqin ata. Megjithatë, e vërteta duhet thënë gjithmonë. Gënjeshtra justifikohet vetëm kur zgjedh të keqen më të vogël nga dy të këqijat, kur këtë e kërkojnë rrethanat.
2. Integritet. Kjo karakteristikë e natyrshme e një personi gjen shprehjen e saj në unitetin e veprimeve dhe besimeve të tij. Sjellja e mirë është saktësisht e kundërta e dyfytyrësisë dhe hipokrizisë. Një person i tillë do të bëjë gjithmonë atë që ka premtuar. Për shembull, një punonjës do të ndihmojë patjetër kolegun e tij në kryerjen e një detyre pune. Kjo do të ndodhë edhe kur nuk është aq e lehtë për të që ta bëjë këtë, por ka bërë një premtim.
3. Drejtësia. Ky tipar i karakterit nënkupton mungesën e njëanshmërisë dhe objektivitetit në vlerësimin e njerëzve të tjerë dhe veprimeve të tyre.
4. Përgjegjësi. Kjo veçori e një pjesëmarrësi në marrëdhëniet e biznesit manifestohet në masën në të cilën ai është përgjegjës për fjalët e tij, respekton standardet morale dhe përmbush detyrimet e tij.